Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: когда можно использовать бумагу

С 1 сентября 2026 года правила документооборота при грузовых перевозках существенно меняются. Для участников автомобильных перевозок электронный формат становится основным: транспортные накладные, заказ-наряды и экспедиторские документы должны оформляться в электронной форме.

Нововведение особенно важно для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые покупают или продают товары, пользуются услугами перевозчиков, работают с транспортно-экспедиционными компаниями или самостоятельно организуют доставку грузов.

При этом полностью отказаться от бумажных документов законодательство не требует. Для отдельных ситуаций предусмотрены исключения. Их перечень закреплен приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262.

Какие перевозочные документы переходят в электронный формат

Изменения затрагивают сразу несколько документов, которые используются при организации грузоперевозок.

Основанием для перехода является Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. При этом законодатель сохранил возможность использования бумажных документов в определенных обстоятельствах.

Когда перевозочные документы можно оформить на бумаге

Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 устанавливает перечень случаев, когда бумажный формат перевозочных документов сохраняет юридическую силу.

Исключения связаны прежде всего с перевозками, для которых использование обычного электронного документооборота может быть затруднено либо которые требуют особого режима контроля.

Перевозки для силовых и специальных ведомств

Бумажные документы допускаются при перевозке грузов для ряда государственных органов и силовых структур.

В частности, исключение распространяется на грузы для МВД России, Росгвардии, ФСБ России и МЧС России.

Перевозки в чрезвычайных и особых условиях

Бумажный формат сохраняется при перевозках, осуществляемых в зонах чрезвычайных ситуаций или чрезвычайного положения, на территориях, где введено военное положение, а также в районах действия режима контртеррористической операции.

Логика такого исключения очевидна: при чрезвычайных обстоятельствах доступ к электронным системам связи и информационной инфраструктуре может быть ограничен.

Перевозка специальных грузов

Еще одна категория исключений — перевозки специальных грузов, перечень которых определяется законодательством об автомобильных дорогах и дорожной деятельности.

Для таких перевозок бумажные документы могут использоваться в случаях, предусмотренных новым порядком.

Доставка грузов на строительные объекты

Бумажный документооборот разрешен при доставке материалов и конструкций на строительные площадки, объекты капитального ремонта и линейные объекты.

Это особенно актуально для организаций строительной отрасли, поскольку при таких проектах ежедневно оформляется значительное количество перевозочных документов.

Военная продукция и товары двойного назначения

Исключение предусмотрено для перевозок продукции военного назначения и товаров двойного назначения, в отношении которых применяются правила экспортного контроля.

При работе с такими грузами организациям необходимо учитывать не только требования к перевозочным документам, но и специальные правила обращения с соответствующей продукцией.

Социально значимые периодические издания

Бумажный формат также может применяться при доставке социально значимых периодических изданий.

Полный перечень исключений: кратко

Что это меняет для бухгалтерии

Для бухгалтерии переход на электронные перевозочные документы означает прежде всего изменение привычного документооборота с поставщиками, покупателями и перевозчиками.

Раньше бухгалтер мог получить от сотрудника бумажную транспортную накладную и использовать ее при подтверждении хозяйственной операции. Теперь необходимо учитывать электронный формат и обеспечить получение документов через предусмотренную систему электронного документооборота.

Особое внимание потребуется уделить документам, которые подтверждают расходы организации на доставку товаров.

Как подготовиться бухгалтерии к новым правилам

Организации стоит заранее проверить, каким образом оформляются перевозки в отношениях с основными поставщиками и подрядчиками.

До начала применения новых правил желательно:

• определить всех перевозчиков, с которыми работает организация;
• выяснить, каким образом они будут передавать электронные документы;
• проверить используемые системы электронного документооборота;
• назначить сотрудников, отвечающих за прием и обработку электронных перевозочных документов;
• определить порядок передачи документов в бухгалтерию;
• проверить возможность хранения электронных документов в течение установленного срока;
• отдельно определить порядок работы с перевозками, подпадающими под исключения.

Нужно ли отказываться от бумажных документов полностью

Нет. Ошибочно воспринимать реформу как абсолютный запрет на бумажные перевозочные документы.

Правильнее говорить о переходе к электронному формату в качестве общего правила. Бумага остается допустимой в специально установленных случаях.

Поэтому бухгалтеру недостаточно просто установить внутреннее правило «принимаем только электронные накладные». Необходимо учитывать характер конкретной перевозки.

Что делать, если перевозка относится к исключению

Если перевозка подпадает под предусмотренное приказом Минтранса исключение, бумажный документ может использоваться в установленном порядке.

При этом бухгалтеру рекомендуется проверить, действительно ли конкретная операция соответствует условиям исключения. Само по себе утверждение перевозчика о том, что электронный документ ему не нужен, не является достаточным основанием.

Особенно осторожно следует подходить к перевозкам, связанным со строительством, специальными грузами и продукцией, в отношении которой действуют особые режимы контроля.

Пример для организации, закупающей материалы

Предприятие закупает строительные материалы у поставщика. Доставка осуществляется сторонним перевозчиком непосредственно на строительный объект.

После 1 сентября 2026 года бухгалтеру необходимо определить, подпадает ли такая перевозка под установленное исключение. Если условия приказа Минтранса позволяют использовать бумажный документ для доставки материалов на соответствующий строительный объект, транспортная документация может оформляться на бумаге.

Если же конкретная перевозка не соответствует условиям исключения, необходимо обеспечить оформление перевозочных документов в электронном виде.

Электронная накладная и подтверждение расходов

Для бухгалтера важно не просто наличие электронного документа, а возможность связать его с конкретной хозяйственной операцией.

При проверке необходимо иметь возможность установить:

• какой груз перевозился;
• кто выступал отправителем;
• кто являлся получателем;
• какой перевозчик выполнял доставку;
• какова стоимость транспортной услуги;
• к какому договору относится перевозка;
• к какой поставке или реализации относится транспортировка.

Поэтому переход на электронный формат требует не только технической настройки ЭДО, но и корректной организации внутреннего документооборота.

Особое внимание — строительным компаниям

Строительные организации относятся к числу тех, кто может особенно часто сталкиваться с предусмотренными исключениями.

На строительные площадки регулярно доставляются бетон, металлоконструкции, кирпич, арматура, оборудование и другие материалы. Поэтому бухгалтерии необходимо заранее определить, какие перевозки действительно относятся к установленным категориям.

Наличие у организации строительного проекта само по себе еще не означает, что абсолютно все перевозки можно оформлять на бумаге. Значение имеют конкретный характер перевозки и условия, установленные нормативными актами.

Что проверить бухгалтеру в сентябре 2026 года

После вступления новых правил в силу рекомендуется проводить регулярную проверку поступающих транспортных документов.

• Определить дату перевозки.
• Проверить вид перевозочного документа.
• Установить, должна ли операция оформляться электронно.
• Если представлен бумажный документ — проверить наличие основания для исключения.
• Сопоставить документ с договором и первичными документами по поставке.
• Проверить стоимость транспортных услуг.
• Обеспечить сохранность электронной версии документа и связанных с ней сведений.

Главное изменение с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронный формат становится стандартным способом оформления ряда перевозочных документов. Организациям и предпринимателям необходимо учитывать это при работе с перевозчиками, экспедиторами, поставщиками и покупателями.

Однако бумажные документы не исчезают полностью. Приказ Минтранса России № 262 предусматривает конкретные исключения, в том числе для перевозок грузов силовых структур, работы в чрезвычайных условиях, специальных грузов, доставки строительных материалов на определенные объекты, продукции военного и двойного назначения и социально значимых периодических изданий.

Для бухгалтерии ключевая задача заключается в том, чтобы правильно определить формат документа еще на этапе организации перевозки. Это позволит избежать ситуации, когда после окончания отчетного периода выясняется, что бумажная транспортная накладная была оформлена в случае, когда требовался электронный документ.

Источники

• Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
• Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 1 июня 2026 года № 262.
• Нормативные положения, регулирующие оформление транспортных накладных, заказ-нарядов и экспедиторских документов.

Статью проверила:

Екатерина

Главный бухгалтер, эксперт по налогообложению с 15-летним стажем

Материал актуален, соответствует действующему законодательству РФ и проверен на отсутствие критических ошибок.